Dentre os principais problemas encontrados em relação ao aumento de gastos na área da saúde, podemos citar o excesso de desperdício de recursos. Porém, antes de apontar quais são esses desperdícios e as maneiras de superá-los, é necessário que entendamos o que significa um desperdício, afinal, para que um problema seja resolvido, o primeiro passo é entender a existência do mesmo
Imagine uma pessoa hipotética que precisa partir de um ponto A e chegar em um ponto B. Para realizar essa tarefa, ela tem que escolher entre dois caminhos: um que se trata de uma estrada reta, plana e bem pavimentada entre os dois pontos, e outro que apresenta diversas curvas, subidas e obstáculos no caminho. Porém essa pessoa não sabe da diferença entre os dois caminhos, sendo assim, ela não consegue escolher o caminho mais objetivo e prático. O pior caminho, nessa analogia, representa os desperdícios que podemos encontrar em clínicas de saúde. E a pessoa que não sabe da diferença dos caminhos se relaciona com os gestores e donos de clínicas que não tem consciência da existência desses desperdícios. Com esse artigo, então, buscamos conscientizar sobre esse problema, a fim de que o caminho a ser percorrido seja escolhido corretamente.
Então, afinal, quais são os 8 desperdícios que atrapalham o sucesso da sua clínica?
1. SUPERPROCESSAMENTO
Se trata do acúmulo desnecessário de atividades redundantes ou sem necessidade que não agregam valor na experiência do paciente, ou seja, atividades que os pacientes não valorizam. Como exemplo desse tipo de desperdício, podemos citar procedimentos que são realizados sem uma real necessidade, uso de formulários manuais e excesso de perguntas repetidas por falta de um banco de dados.
Já em relação à solução desse desperdício, podemos elaborar o Mapeamento do Fluxo de Valor, a fim de eliminar etapas desnecessárias que são empecilhos para um bom direcionamento das condutas. Outra opção, para resolver os procedimentos excedentes que são feitos com os pacientes, é a utilização do Choosing Wisely, que se trata de um fórum de discussão que compila protocolos sobre quais exames são os realmente necessários a serem realizados, tendo como base o diagnóstico de cada paciente.
2. SUPERPRODUÇÃO
Se relaciona com o excesso de procedimentos e/ou produção desnecessária de materiais. Ou seja, quando existe uma inadequação entre os processos de oferta e demanda. Como exemplo, podemos citar uma quantidade desnecessária de pessoas em uma equipe, um excesso de procedimentos realizados com os pacientes e até mesmo cópias extras de prontuários e relatórios.
Com a finalidade de reduzir essa superprodução, podemos realizar um alinhamento da demanda observada e realizar um mapeamento de processos, a fim de identificar as etapas realmente necessárias que agregam valor ao paciente e as que não cumprem esse papel
3. ESTOQUE
Excesso de insumos e equipamentos, por exemplo, que geram excesso de gastos para a clínica. Além desse aspecto material, também podemos citar um acúmulo de pacientes em algumas etapas do atendimento, um excesso de burocracia e uma má gestão da logística dentro da clínica, que acarreta em mais tempo de espera.
Utilizar ferramentas de gestão é uma solução para esse problema. O Kanbam, por exemplo, é excelente para deixar claro quais são as atividades que precisam ser realizadas e as que já foram feitas. Outro ponto de solução é também o alinhamento de demanda, como exemplificado no ponto anterior.
4. DEFEITOS
São atividades realizadas de forma indevida, que resulta em mais trabalho, desperdício de materiais, e aumento do número de intercorrências, por exemplo. Ao se tratar dos defeitos na área da saúde, temos uma preocupação maior, já que o paciente é diretamente afetado com essas falhas. Liberação indevida de pacientes, prescrição errada de medicamentos e até mesmo erros de identificação são exemplos de erros que não podem ser cometidos no âmbito da saúde.
A implementação dos “dispositivos a prova de erros”, como o Poka-yoke, onde erros humanos são identificados e solucionados antes mesmo de terem causado grandes estragos é uma das estratégias de impedir esse problema.
5. MOVIMENTO
Movimentação excessiva e desnecessária, tanto de colaboradores, quanto de equipamentos que entravam o processo como um todo. Equipamentos ou insumos que são guardados em locais de difícil acesso, retornos para buscar algum material necessário para certo procedimento e o transporte de equipamentos entre as salas são os principais exemplos de desperdício relacionado ao movimento.
A ferramenta para solução desse problema é chamada 5S (5 sensos) que propõe uma reorganização do ambiente de trabalho de maneira funcional e também do uso Diagrama de Espaguete, que faz um “raio-x” do fluxo de pessoas dentro da clínica, objetivando identificar caminhos desnecessário e propor soluções para tal empecilho.
6. ESPERA
Etapas que ficam ociosas aguardando o término de outras. A espera por resultados de exames, de uma consulta, da liberação de documentos são os pontos que geram esse entrave. São pontos geralmente ocasionados por excesso de burocracia ou de erros que aconteceram nos processos anteriores.
A fim de evitar esse problema, utiliza-se do ANDON, que é um mapa visual que identifica as atividades realizadas e auxilia na estipulação de parâmetros adequados para elas. A análise da capacidade/demanda também é muito importante para resolução desse empecilho.
7. TRANSPORTE
Esse ponto se relaciona com a má condução de pessoas e equipamentos, ou seja, de um mal planejamento dos movimentos. Se diferencia do ponto 5 justamente nessa questão: enquanto o problema do Movimento se relaciona com o excesso de processos, o Transporte aborda a maneira que os processos são feitos, como por exemplo um vai e vem de pacientes.
As ferramentas utilizadas na solução desse problema são a 5S e também o diagrama de espaguete, que apontam as dificuldades enfrentadas nesses processos.
8. CONHECIMENTO
Acontece quando o potencial humano não é aproveitado na instituição. Quando os colaboradores não têm um ambiente aberto para discussões, muito desse potencial é desperdiçado, pois as pessoas envolvidas nas atividades muitas vezes apresentam soluções e alternativas viáveis, justamente pela proximidade ao processo realizado. A limitação do acesso ao conhecimento de como os processos são gerenciados também é um entrave, pois não haverá um feedback sobre os procedimentos que são feitos
Para solução desse problema, o uso do método Kaizen, onde as pessoas são incentivadas a discutir os processos em que participam. Além disso, um brainstorm realizado com a equipe também é importante para que as ideias de todos sejam colocadas em pauta e discutidas de forma adequada.
Agora que os principais tipos de erros foram apontados, fica mais fácil relacioná-los com a realidade observada na sua clínica e, dessa maneira, buscar o auxílio para solucioná-los.